Proč se šéfovi nelíbila skvěle odvedená práce

Jitka je puntičkář. Odborně zdatná. Když něco šéfovi odevzdává, musí to být
dokonalé. Na jedničku. Je to práce, která je i s „mašličkou“. A přesto s tím šéf není
spokojen.
Jak to vidí šéf
„Uvítal bych spíše „draft“. Stačí mi to rozpracovat jenom do 70 %. Pak potřebuji,
abychom se na to společně podívali, řekli si, co chce dodělat, co vypustit. Mění se
priority i od mého šéfa, i během týdne to chce trochu jinak. Jitce vypracování zprávy
trvá déle, než bych potřeboval. Chápu to, když vidím množství detailů, hloubku
analýzy……ale nepotřebuju to. A je mi to pak i hloupé jí měnit zadání, bourat jí její
práci. Vidím, že jí to mrzí… „
Co s tím
Je potřeba si o tom společně promluvit. Helicopter view versus detailistický,
dokonalý pohled, nebo chcete-li
Draft versus „mašlička“ (dokonalá práce s mašličkou)
3 důvody, proč bychom měli uvažovat o DRAFTU

• Často zadavatel – ať je to externí nebo interní klient – nemusí mít zcela
  jasno v zadání. Neuvědomuje si konsekvence, neví, kolik jeho požadavek na
  určitý výstup, funkčnost stojí času a peněz.
• Situace se hodně mění. Šéf dostane zadání, to týmu předá, ale stává se, že i
  dané zadání se v průběhu upravuje, dolaďuje, a tak i nároky na výstup jsou
  třeba i během týdne trochu odlišné.
• Až když vidíme věc rozpracovanou, uvědomujeme si, co vlastně chceme,
  nechceme, co je pro nás důležité. Není to dané tím, že by zadavatel schválně
  chtěl situaci komplikovat, ale až konkrétní materiál nás posouvá
  v přemýšlení, domýšlení zadání, nárocích na výstup. Překvapivě hodně lidí
  lépe přemýšlí až nad konkrétními čísly, až když jsou uvedené konkrétní kroky,
  možnosti. Často dochází k tomu, že si zadavatel uvědomuje, že jeho zadání je
  trochu jiné. A že potřebuje dostat odpovědi na jiné otázky, než které si on sám
  zadal.
  Doporučuji postup
  1. práce se zadavatelem
  Přijmeme úkol a snažíme se od zadavatele maximálně zjistit – proč se to
  má dělat, komu to bude k čemu sloužit, jaké máme vstupní informace, jaké
  máme kompetence, jaký je deadliny, co se k tomu bude dál dodávat, k čemu
  to bude sloužit, jak si to zadavatel představuje, jaké má vlastní nápady, řešení.
• Může se stát, že se dozvíme všechny informace, ale je možné, že budeme
  odcházet se zmatkem v hlavě.
• Zopakujeme zadavateli zadání, jak jsme tomu porozuměli, ubezpečíme ho, že
  rozumíme jeho prioritám a že pro to uděláme maximum.
• Zároveň se se zadavatelem domluvíme, že za ním přijdeme už v průběhu
  práce, a doladíme detaily dalšího postupu, a vysvětlíme, proč volíme tento
  postup (abychom mu ušetřili čas i peníze).
  2. hledáme inspiraci a vstupy zvenku
• Ponoříme se do získaných vstupů, snažíme se zorientovat, najít „spojence“,
  získat nové podněty zvenku – inspirace je vždy dobrá.
  3. práce v draftu
• Zpracujeme v draftu, je to náš návrh včetně doporučení, nápadů, co by šlo
  ještě zpracovat, do jaké hloubky a kolik by nás to stálo času, energie, peněz,
  naše otázky, na které jsme přišli během zpracovávání a orientace, na které by
  bylo fajn se podívat a domluvit se, kudy a jak dál.
• S výsledky v určený čas se sejdeme se zadavatelem, seznámíme ho s našimi
  výstupy, zjistíme, jak se jeho požadavky ev. změnily, prodiskutujeme další
  kroky.
• S radostí, že jsme si ušetřili práci a čas, se znovu pouštíme do další práce.
  Tento postup zní logicky, a má to taky svoje nutné podmínky, aby to fungovalo
  Řešitel
• My sami musíme přijmout, že naše práce nebude s „mašličkou“. Že to nebude
  úplně hotové, vyšperkované a „na jedničku“. Není to šlendrián, není to
  fušerství, není to diletantství, není to poloviční práce… je to agilní přístup
  v praxi, je to respektující ke klientovi, k zadavateli a jeho měnícím se
  potřebám.
  A taky respekt k našemu času a práci.
• Byla jsem překvapená, jak moc se strhává na kurzech diskuse o tomto
  postupu, právě z důvodu – „že to není hotové“, že je to jen nástřel, že to není
  kvalitní práce. Je hodně činností, u kterých nemusíme takto postupovat.
  U rutiny je to zbytečné, stejně jako u věcí, které „hoří“.
  Ale pokud není zcela jasné zadání, je to nová věc, je třeba společné
  přemýšlení zadavatele a řešitele, pak je to na místě.
  Zadavatel
• Zadavatel s tím musí souhlasit. Musí to vnímat jako přidanou hodnotu. Ne jako
  neukončenou, špatnou, nekvalitní práci, ale jako efektivní milník naší
  spolupráce.
• A musí být ochoten se aktivně zúčastnit daného meetingu, prostudovat si to,
  přijmout zodpovědnost. A možná i prosadit si daný postup u svého vedení.

Na kurzu Helicopter view došlo k tomu, že jsme si věci v daném týmu vyjasňovali
a přijali rozhodnutí, jak budeme společně pracovat.

• Tým a šéfová se dohodli na tom, že do mašliček nepůjdeme.
• Že budeme pracovat ve více krocích a dáme si vzájemně šanci
  dospecifikovat zadání, dát si i šanci se rozhodnout, „že toho dále nepůjdeme“,
  že nebudeme pokračovat v něčem, co nám nedává smysl.
  Proč na to musí být kurz
  Přestože manažerka několikrát na poradě řekla, že nechce hned dokonalou
  detailní práci, že by uvítala nástřel a společně se pak domluvit, co s tím, tak do
  toho lidi nešli.
  Proč?
  Není tak jednoduché splnit. Když dostanete pokyn, nemusíte to dělat na 100
  %, můžete mít obavu, aby si to šéfová špatně nevyložila, že to nemáte
  dodělané, že jste to „odflákli“. Nám to není vlastní dělat věci halabala,
  nedokončené. Chceme ukázat, jak to umíme.
  Ale když se to řekne jasně přede všemi na kurzu,
• společně si to i „zažijete“ na případové studii, kde vidíte, že to má smysl to
  udělat jen do půlky,
• když si po hodině práce uvědomíte, že jste ji dělali zbytečně, tak tahle
  emoce vám zůstává i do vaší reálné činnosti.
• Zeptej se, jak to chce!! Než začneš pálit svoji energii a čas, vyjasni si to.
  To je závěr, který ve vás rezonuje dlouho.
  A když si to převedete na vaši práci, prodiskutujete, odsouhlasíte jako
  tým, pak je to jiná liga. A skvělá cesta k lepší, efektivnější práci.
  Taková školení za mě jsou pro tým a šéfa ta nejlepší. Ne do sebe hustit nové
  informace, poučky, ale posouvat se jako tým.
  Tým a šéf, šéf a tým.
  Společně se učit to, co potřebujeme. A převádět to do naší každodenní
  práce.