Jak se připravit na roční hodnocení a jak naplánovat rozvoj na další rok

Jak se připravit na roční hodnocení, co napsat v Sebehodnotícím dotazníku
Roční hodnotící rozhovor může být pro nás velmi užitečné, nebo to může být jen nezávazné
popovídání nebo i ztráta času. Za mě je to „padesát na padesát“. Z půlky o tom, jaké to bude,
rozhoduje šéf, který hodnocení vede. ALE z druhé půlky o tom rozhoduje my. A jak my můžeme využít
svých 50 %? Připravit se! A nabízím vám několik tipů z praxe, jak z ročního rozhovoru vytěžit pro sebe
maximum.

1. Je dobré zvážit, co my sami od daného rozhovoru chceme. Když máme svůj cíl, máme šanci
   to dostat. (Chceme se posunout, chceme se obhájit, chceme vyzdvihnout tým?)
   Jestliže vedete lidi, pak bych připomněla, že na našem hodnocení, „bojujeme“ nejen za
   sebe, ale také za svůj tým. Možná že chceme zviditelnit práci některých členů, možná že
   chceme náš tým ukázat v dobré světle. Můžeme chtít dát plusové body našemu týmlídrovi,
   mentorovi. spolupracujícím útvarům.
2. Jak vyplnit sebehodnotící formulář
   Jestli dostaneme formulář, kde se máme zhodnotit a poslat to dopředu šéfovi, udělejme to.
   Odpovídám neutrálně, citově nezabarveně, dávám na papír jasná fakta, čísla, data. Komentáře si
   nechávám na rozhovor. Posílám to šéfovi včas.

• Sebehodnotící formulář si vytisknu – stará škola ví, o čem mluvím. A zvýrazňovač si tam
  podtrhnu to, co je pro mě podstatné. Může to být mnohdy jediný podklad, který
  s hodnotitelem máme.
• Při analýze našich výsledků v loňském roce se držím struktury zadaných úkolů – podle
  kompetencí – z loňského roku.
  A jedu bod po bodu. Fakta, čísla, data. (Viděla jsem, že manažer, který byl hodnocený, si
  připravil a poslal svému šéfovi k ročnímu hodnocení výsledky svého týmu jako speciální
  přílohu – i s názornými grafy. A nebylo to špatné.)
  Moje zkušenost je, že když si dám takhle retrospektivně fakta na papír, často jsem
  překvapená, co všechno jsem udělala. Chyby, úspěchy, ale taky celou řadu aktivit, které se
  zatím neprojevily v číslech, ale bylo uděláno.
  (A kolik jsem se z toho naučila, kolik přípravných kroků pro budoucí úspěch jsem vlastně
  udělala.) I když to nezajímá šéfa, mně by to mělo zajímat.
• A ke každému bodu si připravíme i podklady pro rozhovor samotný. Ale do formuláře to
  nepíšeme. Například – „Dosáhli jsme v prodeji karet nárůstu…%, to je 112 % oproti původně
  zadanému cíli. Cíle jsme dosáhli zejména ve druhé polovině roku….
  A pro sebe si připravím i povídání o tom – Jak se nám to podařilo. Ano, čísla jsou jasná. Splnil
  nebo nesplnil. Ale my sami víme, že to není tak jednoduché.
  Šéf se nás asi nebude ptát – co jste dělali, proč se to povedlo/nepovedlo – ale my si
  připravíme půdu pro to, abychom to mohli sami sdělit.
• Na otázku – kde vidím svoji budoucnost, v čem se chci rozvíjet, jak jsme spokojeni s platem
  atd., dobře volím slova.

Navrhuji napsat odpověď krátce, ale spíše obecně, a na rozhovoru samotném uvidíme, jaká
bude atmosféra něco otevřít nebo si o něco říct. Často se na rozhovoru můžeme dozvědět informace,
které nám mohou změnit naše priority, o co si říct a o čem mlčet. Můžeme napsat:

„Rádi bychom pracovali v týmech v rámci firmy, protože si chceme rozšířit obzor
v dané oblasti.“ „Rád bych měl stáž v útvaru controllingu atd. „Byla bych ráda, kdyby
součástí hodnotícího rozhovoru byla i otázka navýšení peněz.“ „V příštím roce bych
se chtěl zaměřit na rozvoj svých lidí, jejich stabilizaci a větší motivaci.“

Jestliže chcete otevřít určité téma se svým šéfem, napište to tam.

„Ráda bych se poradila o strategii spolupráce s útvarem XY atd., pokud na to při
hodnotícím rozhovoru bude čas.“
Je dobré využít čas, který na sebe se šéfem máme, jestliže máte klíčové téma, které
chcete otevřít, proč alespoň nezačít. Ale pozor na to, aby se z toho nestala operativní
porada. Smysl hodnotícího rozhovoru je, abychom probrali mne. A ne někoho
jiného.

Při samotném hodnotícím rozhovoru bych navrhovala i položit otázku šéfovi – Jak mě šéfe vidíš ty?
V loňském roce a v tom roce letošním. Samozřejmě použijeme jemnější otázku, např.:

„Jak jsi se mnou spokojen?“
„ Co z toho, co jsem loni udělala, bylo z tvého pohledu pro rozvoj celého útvaru
nejdůležitější?“

A nebojme se zeptat i na budoucnost. „V čem bys chtěl, abych se posunula, co bych pro tebe mohla
udělat.“ Nemusím dostat od šéfa přesné informace, co se mnou zamýšlí .Tato otázka je důležitá
v tom, že vidím, jak můj šéf přemýšlí, co pro něj je priorita, na co se zaměřuje, co on sám řeší.
Jako bych mu „koukala“ do hlavy a pak mu můžu více rozumět. Klidně můžeme použít už naši
oblíbenou frázi – V čem mám pokračovat? S čím mám přestat?

5 praktických tipů, jak rozvíjet svůj tým

Nabízím vám 5 doporučení z praxe, která fungují. A věřím, že to pro vás bude inspirace, jak svůj tým
rozvíjet a motivovat.
Jak řešit to, že lidi o školení moc nestojí
Chápu. Poslední dva, tři roky jsme si odvykli chodit na školení. Ale schopní lidé, tahouni a zejména
mladí lidé se chtějí zlepšovat a pracovat na sobě. A pokud jim to nenabídneme my, začnou se nudit.
Zpohodlní. Anebo jim to nabídnou někde jinde. Tak pojďme na rozvoj našeho týmu!

Rozvoj není jenom školení

1. PRVNÍ VYMYSLETE ROZVOJ PRO CELÝ TÝM

Když se připravuje rozvojový plán, většinou přemýšlíme, jak rozvíjet jednotlivce. Ale pro nás je zásadní tým, takže nejprve plánujeme rozvoj týmu.

Udělejte školení na to, co tým potřebuje. Aby přemýšleli o krok dopředu, uvažovali v souvislostech, byli připraveni na změnu, lépe komunikovali s interními klienty. Pro vás je důležité, aby u toho byli všichni,  společně a aby to slyšeli stejně. Protože se to týká celému týmu.  A doporučuji, aby vy jako šéfové jste byli u toho.

Příklad: Vaši podřízení jsou často ve styku s interními klienty a vy jste zjistili, že si mnohdy neověří, co klienti přesně chtějí řešit. A pak jsou překvapeni, že interní klienti nejsou spokojeni.  Že se vaši lidé

soustředí na argumentaci, proč něco nejde, místo toho, aby podporovali spolupráci a získali si interní klienty na svou stranu.

V tomto případě dané školení bude zaměřené přesně na tato témata. Nenechte se uchlácholit, že to vyřeší kurzy komunikace nebo vyjednávání nebo zákaznické orientace. Ne!  My potřebujeme od každého tématu kousek, tak si to s domluvíme. Nehledě na to, že obecná školení nikoho nebaví. Na tom už jsme několikrát byli, a zázrak se nestal.

Co vy jako šéf můžete udělat, aby lidi školení bavilo

• Omezte teorii, chtějte praxi. Dát tipy, jak to konkrétně udělat, jak se vyvarovat chyb, na co si dát pozor, zkusit si to. Nápady, jak se to dělá v jiných firmách.

• Nedělejte dlouhé školení. Stačí den, půl den, nemusí to být přes noc (lidi neradi někde zůstávají). Když už mají zůstat přes noc, udělejte si s týmem společnou večeři a posezení. Ať si popovídáte a užijete se jako tým.

• Naplánujte radši dvě, tři školení během roku než jedno delší. Lidi mají menší koncentraci a vy potřebujete, aby klíčové myšlenky slyšeli vícekrát.

• Určitě se sejděte s více školiteli, kteří by to měli učit. Majitel vzdělávací agentury bývá erudovaný člověk, s dobrým renomé, ale školení může vést jiný lektor, který vašim lidem nebude sedět.

• A nebojte se rovnou daného školitele zeptat, jak konkrétně to bude probíhat. Jak a s čím se začne, jaké konkrétní aktivity se budou dělat – ať máte představu. Vy sami nejlíp víte, co na vaše lidi sedí a co už na ně je „moc“. Nevycházejte jen z napsané nabídky.

• Ale pokud můžete, dejte týmu šanci se sejít osobně. Lépe se poznají, vy je uvidíte, oni vás. Kromě školení zároveň posílíte týmovost a vy uvidíte tým zase z jiného úhlu.

Online aktivity jsou dobré na doplnění odborných znalostí, a jako doplnění prezenčních softových programů. Vyvolávání v onlinu a diskuse po onlinu jsou dobré pro meeting, pro heterogenní skupinu (z jiných firem), nebo když máte tým po celém světě.

TVOŘIVÉ AKTIVITY PRO TÝM

Potřebujete, aby váš tým se „nahodil“, přišel na nové myšlenky, zažil nové věci a stmelil se. Pak se nebojte jim nabídnout věci, které ještě nezažili, které je překvapí a budou je bavit! Třeba malování fluidními barvami nebo týmové aktivity v přírodě. Právě s tou malbou mám výborné zkušenosti.

Neformální akce jsou pro rozvoj týmu stejně důležité jako školení. Je dobré si dopředu v budgetu a v kalendáři najít prostor pro společný bowling před dovolenými, grilování v létě, posezení ve sklípku na rozjezd třetího kvartálu. Nemusíte to organizovat sami, ale jděte do toho!

2. CO A JAK U JEDNOTLIVCŮ

Pokud lidé potřebují odborné znalosti – hard skills – tvoření tabulek, práce s daty, certifikované odborné vzdělávání, dejte jim to. A dobře v tom fungují online kurzy. Často odborný rozvoj lidi ocení víc než kurz komunikace. Je dobré se také ale podívat, kdo nám z budgetu na rozvoj čerpá, jakou částku. Abychom neměli jednoho spokojeného specialistu, a zbytek týmunedostal nic.

Přemýšlela bych i o tom, zda by klíčové věci, které mohou uplatnit i jiní členové týmu, neměli daní absolventi kurzů vrátit zpátky do týmu. Udělat pro zájemce z týmu „mini školení“.

Soft skills – prodejní techniky, jak komunikovat, jak být asertivní, práce s časem. Je to benefit pro tu danou osobu, ale přenos informací do týmu, je většinou minimální. A problémem také je, že v poslední době není moc otevřených kurzů. Lepší a jistější jsou v tomto případě online programy.

Jestliže chcete někoho poslat na kurz komunikace, protože je v komunikaci slabý, nedoporučuji to. Většinou kurz daný člověk protrpí, ale nic se nenaučí. Jen vy a on máte odškrtnuto, že jste něco udělali. Radši mu dejte individuální péči – konzultace, mentorink.

Můžeme zájemcům o rozvoj nabídnout interní zdroje firmy (pokud to je ve firmě zavedené) – interní mentory nebo interní kouče. Jsem jejich fanoušek, dělají spoustu dobré práce. A pro vás je to často zadarmo, což je také důležité.

Stáže

Můžeme se domluvit na stáži s útvary, se kterými spolupracujeme. Na stáži dojde k tomu, že lidé, kteří se znají jen po telefonu nebo mailu, se poznají osobně a práce jim pak jde lépe. U stáží je důležité udělat dobrou přípravu, a jmenovat konkrétní osobu, která to bude mít na starosti.

A motivující je nejenom chodit na stáž někam jinam, ale i připravit stáž v našem týmu pro kolegy z jiných útvarů. Často nám „cizí“ mohou dát inspirující zpětnou vazbu, ocenění. Naši lidé prohloubí vztahy s těmi, se kterými pak spolupracují. Zajímavé jsou i stáži mezifiremní – že domluvíme stáž u jiné firmy. Není to tak jednoduché, ale mnohdy to lidi naspeeduje víc než školení.

KDYŽ MÁTE V TÝMU NĚKOHO, KDO SPADÁ DO TALENTŮ

Firma pořádá programy pro specifické skupiny – pro talenty, pro ženy, pro potencionální lídry. Zvažte, jestli někdo z vašeho týmu by se někam nehodil.  Zároveň bych si dala pozor na to, zda si to daný člověk zaslouží. Jestli to není nefér vůči ostatním členům týmu.

3. JAK VYSMARTOVAT SOFT CÍL

Vím, že je to těžké, ale musíme jasně definovat, v čem a jak konkrétně chceme, aby daný člověk zlepšil své kvality. Určit, kolik má člověk zvládnout hovorů, v jaké kvalitě, to je jistě jednodušší, než tyto „měkké cíle“. Ale co nelze měřit, to nelze řídit. Nedokážeme to nasmartovat na sto procent, ale alespoň trochu to zkonkretizovat bychom mohli.

Příklad Chcete, aby váš podřízený Karel se zlepšil v asertivitě a práci s časem. Dělá věci za druhé, nezbývá mu čas na jeho práci, zůstává v práci déle nebo pracuje o víkendu. Pak je unavený, demotivovaný, a to vy nechcete.A taky vám vadí, že při jednáních se neumí prosadit, zbytečně ustupuje, i když je pravda na jeho straně. Dělá to špatné jméno vašemu týmu a Karlovi to přidělává práci navíc.

Když do rozvojového plánu dáte jen „zlepšit se v asertivitě a time managementu“… jak si to Karel přebere a co s tím reálně udělá? Já bych řekla, že si nebude s tímto úkolem vědět rady. Musíme lépe zadaný cíl „vysmartovat“.

Definujeme cílový stav

„Zlepšená asertivita se projeví v tom, že Karel bude delegovat tu a tu práci, a dokdy. Omezí práci „přesčas“ a nad rámec – zejména ……a dokdy.

Při jednáních bude důrazněji prosazovat ta řešení, na kterých jsme se společně dohodli.

Zároveň naváže vztahy s klíčovými lidmi, s kterými má nejčastěji jednání. Aby je lépe poznal a uměl s nimi adekvátněji reagovat na jejich námitky.

A jak na to?

S kolegy, kterých se opatření budou týkat, bude Karel probírat návrhy nejprve individuálně, zjistí jejich stanovisko, námitky, zakomponuje je do výsledné prezentace finálního návrhu.

A k tomu, aby se to Karlovi dařilo, se bude spolu s vámi účastnit určitých meetingů, aby se naučil lépe orientovat při náročných jednáních. To znamená, že dojde ke stínování a následné zpětné vazbě. ¨

Zároveň si Karel načte odbornou literaturu, spojí se s danými kolegy, aby je lépe poznali. Požádá o interní mentorink s mentorem, který by mu v těchto věcech mohl pomoci. A pokud to Karel uzná za vhodné, může absolvovat i kurz na práci s časem a komunikaci, kterou vedou pracovníci HR útvaru. A to by v tom byl čert, aby se to nezlepšilo. A když to nepomůže, půjdete na to příští rok jinak.

4. Co můžeme udělat ještě před stanovením rozvojového plánu

Jsou aktivity, ve kterých zjišťujeme, jaké dovednosti naši lidé mají, v čem by se měli zlepšit a jaký mají potenciál.  A rozvojový plán stavíme přímo na těchto výsledcích a tím pádem je to cílenější a efektivnější.

Už tyto samotné aktivity jsou účinným nástrojem rozvoje a jednoznačně doporučuji. Jedná se o development centrum, Assesment centrum, Focus group.

5. Vaši lidé se přirozeně učí od vás

Jako manažer, lídr jste mentorem a vzorem, aniž si to uvědomujete. V rámci pravidelné zpětné vazby, na poradách, v běžném kontaktu se svými lidmi. Možná že vy sami si můžete na to udělat víc času, můžete sami sebe rozvíjet v práci s lidmi. A nezapomeňte, příklady táhnou. Váš rozvoj bude stimulovat váš tým.

Poraďte se s vaším HR útvarem, útvarem vzdělávání. Mají spoustu zkušeností a možností. A dobře znají vás a váš útvar.

Já – jako psycholog a lektor – vám mohu nabídnout nezávislý pohled a nápady z terénu. Mám zkušenosti z bank, z výroby, It, služeb.

Napište mi, co vás zajímá a ráda vám pomůžu. misa.dankova2020@gmail.com

Inspiraci na školení a rozvojové programy můžete najít i na mých webových stránkách.

www.misadankova.com

Přeji vám, ať se vám hodnotící rozhovor povede. Ať z toho máte nejenom dobrý pocit, ale i výsledky
za rok 2023 a dobře nalajnované cíle a rozvoj pro Vás i pro Vaše týmy pro rok příští. Vaše Míša